APPEL A MANIFESTATION D'INTERET (AMI) POUR L’INSTALLATION DE STAND DE VENTE DISQUAIRES DANS LE CADRE DU FESTIVAL JAZZ A BAYSSAN 2025

14 nov. 2024

Identification de l’organisme demandeur : EPA HERAULT CULTURE, Domaine Départemental : Scène de Bayssan

Forme contractuelle : convention d’occupation du domaine public conclue entre le bénéficiaire et l’EPA Hérault Culture
Modalités d’attribution : les titulaires de l’occupation du domaine public seront choisis sur la base de divers éléments définis ci-après
Date limite de remise du dossier : Jeudi 05 décembre 2024 à 17h

PREAMBULE :
Conformément à l’article L.2122-1-1 du CGPPP, l’EPA Hérault Culture lance un appel à manifestation d’intérêt pour l’occupation de son domaine public. Les occupations étant de courte durée, et le nombre d’autorisations limité, la procédure choisie est la procédure simplifiée, qui correspond à une publicité préalable. Les conditions générales d’attribution (caractéristiques essentielles de l’occupation envisagée) sont détaillées dans le présent avis publié sur le site internet de la Scène de Bayssan : www.scenedebayssan.fr

INFORMATIONS GENERALES SUR LES EVENEMENTS :
Cet appel à manifestation d’intérêt est lancé en vue de sélectionner les candidats qui participeront à la manifestation citée ci-dessous :

FESTIVAL JAZZ A BAYSSAN : Samedi 01 février 2025 de 10h30 à 20h
La 3ème édition du Festival Jazz à Bayssan se déroulera du vendredi 31 janvier au dimanche 2 février 2025.
Dans ce cadre, l’EPA Hérault Culture souhaite proposer l’installation de disquaires le samedi 1er février 2025 de 10h30 à 20h au sein du lieu suivant : Hall de la Billetterie de la Scène de Bayssan. (Ces dispositions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer).
Des masterclass et conférences sur la thématique du Jazz auront lieu au sein des différents espaces du domaine de Bayssan entre 10h30 et 17h30. Un concert sera par la suite donné par les artistes Pulciperla et Flavia Coelho au sein du Théâtre Michel Galabru à 20h. Cet évènement accueille un public familial, de tous âges.

Entre 2 et 5 emplacements seront attribués à des stands proposant un important catalogue de musiques Jazz, Rock et musique du monde.
L’EPA Hérault Culture choisira librement les attributaires présentant les meilleures propositions au regard des conditions générales d’attribution.
Les candidats sont informés de la présence de caméras vidéo surveillance sur l’ensemble du Domaine de Bayssan.

1) OBJET DE L’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

Dans le cadre des évènements qu’il organise tout au long de l’année, l’EPA Hérault Culture lance un appel à candidatures pour l’utilisation privative des espaces du Domaine Départemental : Scène de Bayssan en vue de l’exercice d’une activité de vente de disques dans le cadre du festival Jazz à Bayssan, 3ème édition.
Il est précisé que les occupants sont pleinement responsables du risque financier lié à leur exploitation et ne pourront intenter aucun recours à l’encontre de l’EPA Hérault Culture pour ce motif.
En effet, il est souhaité proposer aux usagers, en complément des masterclass et conférences, une offre de vente disquaire sur la thématique Jazz / Rock / musique du monde afin qu’ils bénéficient d’une offre variée.

2) NATURE DE L’ACTIVITE EXERCEE

Les candidats peuvent proposer les activités suivantes :
• Stand de vente disquaire proposant un catalogue de musique type : Jazz / Musique du monde / Rock

3) CONDITIONS D’ACCUEIL SUR SITE

L’installation sur site sera possible à partir de 9h30 pour une ouverture au public prévue de 10h30 à 20H. Le démontage s’effectuera à 20h après l’entrée des spectateurs dans le Théâtre. Ces horaires ne sont pas fixes et peuvent évoluer.

Les ventes seront autorisées de 10h30 à 20h.

L’EPA Hérault Culture assurera :

• La mise à disposition le jour de la manifestation d’un espace dédié à l’accueil des stands de vente pour la réalisation des activités présentement autorisées ;
• La mise à disposition de 3 types de bacs : ordures ménagères, emballages et verre ;
• La mise à disposition de 2 tables rectangulaires de 1m50 non nappées

Les bénéficiaires s’engagent à :

• Trier leurs déchets selon les normes de tri-sélectif en vigueur et les déposer après chaque soirée dans les containers extérieurs prévus à cet effet ;
• Prendre en charge toute contrainte technique et installation liée à l’activité de disquaire ;
• Ne commercialiser que les produits présentement autorisés
• Se signaler à chacune des arrivées sur le site et rencontrer un référent technique avant de commencer toute installation ;
• Respecter les jours et créneaux horaires d’arrivée et de départ notifiés ;
• A l’issue de chaque journée, laisser l’emplacement propre, sans encombrant, ni déchets, ni ordures. Le cas échéant, le nettoyage sera refacturé au prestataire concerné ;

Pendant et après la manifestation, les stands et ce qu’ils contiennent sont sous l’entière responsabilité des commerçants. En aucun cas, la responsabilité du Département de l’Hérault ou de l’EPA Hérault Culture ne pourra être mise en cause en cas de vol, incendie, dégât des eaux, émeute, grèves.

Les bénéficiaires pourront installer leurs produits sur les tables mises à disposition (présentoirs, nappes, produits de vente, autres) dans le respect des dimensions de ces tables.

4) PIECES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT PAR CHAQUE COMMERCANT SOUMISSIONNAIRE

Dépôt des candidatures à l’adresse mail suivante : cdurand@herault-culture.fr
Les candidats veilleront à nommer chaque pièce conformément à ce qui est demandé ci-dessous (exemple : C1 copie de l’extrait KBIS ; O1 fiche de présentation).
Au plus tard, à la date de remise des candidatures, le candidat qui propose des disques à la vente devra produire :
- C1 : Le formulaire d’inscription complété ;
- C3 : Une copie de l’extrait KBIS de la société datant de moins de 3 mois ;
- C4 : Une copie de la pièce d’identité du gérant recto et verso ;
- C5 : Une copie de l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle pour occuper le domaine public, prémunissant contre les risques courants ou liés à l'activité exercée ;
- O1 : Des visuels des installations et des produits que vous vendez ;
- O2 : Le listing des différents types de musique proposés à la vente et leurs tarifs à l’unité (plaquette de communication, catalogue, brochure, listing avec grille tarifaire).

Une attention toute particulière à la clarté et à la lisibilité du dossier est demandée. Les candidatures devront parvenir à l’EPA avant le jeudi 05 décembre 2024 à 17h.

5) COMMUNICATION

Les prestataires sélectionnés s’engagent à faire la promotion des manifestations susvisées via leurs réseaux sociaux, site internet, affichages etc. Les affiches parviendront auxdits prestataires 5 jours avant lesdits évènements par courriel.

6) MONTANT DE LA REDEVANCE

Par application de la délibération n°2029D75 l’occupant devra s’acquitter de la redevance suivante selon les tarifs en vigueur délibérés : 15 € TTC par jours d’occupation par virement ou par chèque à l’ordre du Payeur Départemental à réception de facture.

7) REGIME DE L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC

Les candidats retenus concluront une convention de sous-occupation du domaine public avec l’EPA Hérault Culture qui reprendra les obligations contenues dans le présent avis.

Ladite convention devra être remise paraphée et signée dans les délais impartis au service juridique de l’EPA Hérault Culture, le cas échéant, ce dernier se réserve la possibilité d’annuler l’autorisation de sous occupation pressentie.

8) CRITERE DE JUGEMENT DES OFFRES :

L’EPA Hérault Culture sera sensible aux critères suivants :
- Critère valeur technique : esthétique musicale comprenant un important catalogue de musique type : jazz, musique du monde et rock à des tarifs raisonnables pour les usagers (70 pts)
- Critère moyen de paiement utilisé : (30 pts)

Les prestataires proposant des catalogues de musique variés type jazz, musique du monde et rock à des tarifs raisonnables pour les usagers seront privilégiés, tout comme ceux qui proposent des moyens de paiement variés pour les usagers.

Les prestataires devront à minima proposer un moyen de paiement par Carte bancaire.

9) DEPOT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE :

L'intitulé du courriel devra porter la mention « Réponse à appel à candidatures – Manifestation Jazz à Bayssan-3ème édition ».

Les pièces devront être transmises de façon individuelle au format PDF et être nommées conformément à l’article 6 (exemple : « Pièce C3 : copie extrait KBIS »).

Date Limite de réception des dossiers : Jeudi 05 décembre 2024 à 17h00

Si les besoins de l’EPA Hérault Culture ne sont pas comblés par le présent appel à manifestation d’intérêt (en quantité ou en qualité), l’EPA Hérault Culture se réserve le droit de démarcher amiablement d’autres prestataires à l’issue de la présente procédure. Si le besoin disparaît, l’EPA se réserve la possibilité d’abandonner la procédure.

Tout dossier incomplet sera systématiquement rejeté. Les candidats qui ne sont pas en possession de toutes les pièces à fournir listées dans le présent appel ne seront pas retenus.

Les candidats retenus et non-retenus à l’issue de la présente procédure en seront informés par mail avant la manifestation.

Renseignements administratifs par e-mail : cdurand@herault-culture.fr
Renseignements* logistiques et techniques par e-mail : crobin@herault-culture.fr
*Relatifs aux horaires d’arrivées et de demandes d’informations relatives aux besoins logistiques

10) CONTACT :
Pour la manifestation susvisée, les prestataires sélectionnés devront contacter l’un des deux agents techniques indiqué ci-dessous lors de leur arrivée et avant leur départ au numéro suivant :

- Monsieur Christophe Robin, Responsable Technique : 06 21 12 43 72 OU
- Monsieur Victorien Pierrugues : 07 86 38 05 56
(Ces dispositions peuvent évoluer).

Nous vous remercions de remplir le formulaire d'inscription via le lien ci-après : https://forms.office.com/e/VNmhhEXZAM