Appel à manifestation d'intérêt pour l'installation de commerçants ambulants et buvette dans le cadre des manifestations événementielles et culturelles

08 mars 2024

Article L.2122-1-1 du Code général de la propriété des personnes publiques

Cet avis est publié afin d'informer les candidats de l'avancement de la date limite de réception des candidatures au vendredi 29 mars 2024 à 17h au lieu de lundi 8 avril 2024 à 17h.

Identification de l’organisme demandeur : EPA HERAULT CULTURE, Domaine Départemental : Scène de Bayssan
Forme contractuelle : convention d’occupation du domaine public conclue entre le bénéficiaire et l’EPA Hérault Culture.
Modalités d’attribution : les titulaires de l’occupation du domaine public seront choisis sur la base de divers éléments définis ci-après.

Date limite de remise du dossier : Vendredi 29 mars 2024 à 17h

Conformément à l’article L.2122-1-1 du CGPPP, l’EPA Hérault Culture lance un appel à manifestation d’intérêt pour l’occupation de son domaine public. Les occupations étant de courte durée, la procédure choisie est la procédure simplifiée, qui correspond à une publicité préalable. Les conditions générales d’attribution (caractéristiques essentielles de l’occupation envisagée) sont détaillées dans le présent avis publié sur le site internet de la Scène de Bayssan : www.scenedebayssan.fr.

Cet appel à manifestation d’intérêt est lancé en vue de pré sélectionner une liste de candidats susceptibles de participer aux diverses manifestations organisées par l’EPA Hérault Culture pour l’année 2024 dont notamment :

• Le Festival Hérault Hérault Patapon du 18 au 19 mai 2024,
• Fête des vins IGP de l’Hérault le 31 mai 2024
• Festival les Nuits de Bayssan du 04 juin, 29 juin puis 18, 19 et 20 juillet 2024

L’EPA Hérault Culture choisira librement les attributaires présentant les meilleures propositions au regard des conditions générales d’attribution définis au point 7.

Les candidats sont informés de la présence d’un prestataire exploitant le « restaurant La Scène » bénéficiant d’une autorisation longue durée sur le domaine.

1) OBJET DE L’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

Dans le cadre des évènements qu’il organise tout au long de l’année, l’EPA Hérault Culture lance un appel à candidatures pour l’utilisation privative des espaces extérieurs du Domaine Départemental : Scène de Bayssan en vue de l’exercice d’activités de restauration rapide salées, sucrées et une activité de boissons non alcoolisée (type foodtrucks) ainsi qu’une offre de débit de boissons alcoolisée.

Il est précisé que les occupants sont pleinement responsables du risque financier lié à leur exploitation et ne pourront intenter aucun recours à l’encontre de l’EPA Hérault Culture pour ce motif.

2) CONTEXTE

L’EPA Hérault Culture souhaite offrir aux visiteurs la possibilité de se restaurer et s’hydrater sur le lieu de ces manifestations via des services de restauration ambulante (commerce ambulant) et service de buvette offrant une restauration de qualité et avec une gamme de prix accessible et adaptée aux publics accueillis.

3) DESIGNATION DU LIEU

L’espace concerné est une parcelle relevant du domaine public du Département de l’Hérault, situé dans le Domaine Départemental de Bayssan. L’emplacement choisi est situé sur le Parvis des Théâtres ou autres espaces définis par la direction générale de l’EPA Hérault Culture.

4) NATURE DE L’ACTIVITÉ EXERCÉE

Les candidats peuvent proposer les activités suivantes :

• Restauration salée (foodtrucks) :

Restauration rapide proposant des plats chauds et/ou froids, élaborés à partir de produits issus des filières courtes et/ou de l’agriculture biologique et des boissons non alcoolisées. Il peut s’agir de cuisine du monde, de plats originaux, produits de la mer, pizzas, burgers, grillades, veggan, végétarien snacking etc

• Restauration sucrée (foodtrucks) :

Proposant des produits sucrés, il peut d’agir de confiseries, crêpes, gauffres, barbe à papa, glaces, churros….

• Offre boissons non alcoolisée (foodtruck) :

Proposant des boissons non alcoolisées originales (salon de thé, cafés, smoothies, milkshakes etc)

• Buvette :

Pour la buvette, des bières, vins, cidre, jus de fruits, sodas, sirops pourront être proposés.
Les prestataires proposant des contenants recyclables ou réutilisables seront privilégiés (pas de contenants en verre ni plastique pour les contenants plutôt des cartons, matière biodégradables, vaisselle lavable…)

5) CONDITIONS LOGISTIQUES ET TECHNIQUES

L’EPA Hérault Culture assurera :

• La mise à disposition de tables et chaises, ouvertes au public pour un moment de détente et/ou dégustation des produits proposés par les occupants retenus
• La mise à disposition le jour de la manifestation d’un espace dédié à l’accueil des véhicules ambulants et des buvettes pour la réalisation des activités présentement autorisées
• La mise à disposition de 3 types de bacs : ordures ménagères, emballages et verre ;
• La fourniture d’électricité
• La fourniture d’un point d’eau potable

Les bénéficiaires s’engagent à :

• Trier leurs déchets selon les normes de tri-sélectif en vigueur et les déposer après chaque soirée dans les containers extérieurs prévus à cet effet (2 containers mobiles situés derrière le restaurant et dédiés à la restauration pour les ordures non recyclables ; 1 container enterré situé dans l’aire de jeux pour les déchets recyclables (poubelle jaune) ; 1 container enterré situé dans l’aire de jeux pour le verre)

Il est à préciser qu’un travail relatif à l’amélioration des déchets et bio déchets sur le Domaine est actuellement en cours, à ce titre, les dispositions ci- dessus sont non exhaustives et pourront évoluer.

• Ne pas déverser leurs déchets liés à leur exploitation sur les espaces extérieurs du Domaine de Bayssan ou sur la voie publique (eaux usées, huiles usagées, restes alimentaires etc)
• Prendre en charge toute contrainte technique et installation liée à l’activité de restauration
• Se signaler à chacune des arrivées sur le site et rencontrer un référent technique avant de commencer toute installation
• Respecter les jours et créneaux horaires d’arrivée et de départ notifiés
• Installer des équipements nécessaires pour la prévention incendie (extincteurs)
• Laisser l’emplacement propre, sans encombrant, ni déchets, ni ordures
• Respecter strictement les horaires de circulation autorisés et stationner aux emplacements indiqués.
• Fournir aux usagers des cendriers jetables sur demande

6) AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES, RESPECT DES NORMES

L’occupant fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires à l’exercice de son activité. Il a l’obligation de se conformer aux règlements en vigueur en matière d’hygiène et de sécurité.

L’occupant doit respecter toutes les normes sanitaires en vigueur. En cas de plainte ou de recours des clients ou des autorités sanitaires, la responsabilité du commerçant et/ou artisan sera totalement engagée.
Au plus tard, 15 jours avant l’évènement, l’occupant qui propose des boissons alcoolisée type vin, bière, cidre, devra effectuer sa demande de débit de boisson temporaire de groupe 3 auprès de la mairie de Béziers. En cas de contrôle des autorités de police, l’occupant délivrera son autorisation de débit de boissons temporaire, le cas échéant, il en sera pleinement responsable.

7) PIECES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT PAR CHAQUE COMMERCANT SOUMISSIONNAIRE

Dépôt des candidatures à l’adresse mail suivante : cdurand@herault-culture.fr
Les candidats veilleront à nommer chaque pièce conformément à ce qui est demandé ci-dessous (exemple : C1 copie de l’extrait KBIS ; O1 fiche de présentation).

Pour les Foodtrucks :
Au plus tard, à la date de remise des candidatures, l’occupant qui propose des produits alimentaires devra produire :

• C1 Une copie de l’extrait KBIS de la société
• C2 Une attestation qui justifie avoir réalisé une formation en hygiène alimentaire (Attestation formation HACCP dispensée par un organisme agrée)
• C3 La copie de la déclaration de manipulation de denrées alimentaires d’origine animale (Délivrée par la Direction Départementale Protection des Populations)
• C4 Copie de la licence à emporter (pour ceux qui commercialisent en sus des produits alimentaires, des boissons alcoolisées de type licence III)
• 1 pièce d’identité du gérant
• C5 Une copie de sa carte de commerçant ambulant
• C6 Une attestation d’assurance de responsabilité civile pour occuper le domaine public, prémunissant contre les risques courants ou liés à l'activité exercée
• C7 Photocopie R/V du permis de conduire adaptée au camion qui est exploité

Pour les Buvettes :
Au plus tard à la date de remise des candidatures, l’occupant qui propose des boissons alcoolisées devra produire :

• C1 Une copie de l’extrait KBIS de la société
• C2 Une attestation d’assurance de responsabilité civile valable pour la période de l’événement concerné
• C3 Une copie de la licence III débit de boissons où licence à emporter
• C4 Une copie du permis d’exploitation
• 1 pièce d’identité du gérant

Pour les FOODTRUCKS ET BUVETTE :
En sus de ces pièces, tous les candidats devront présenter les pièces suivantes :

• O1 : Une fiche de présentation comprenant le nom de la structure, le contact du gérant (téléphone, adresse email…) ainsi que le numéro de SIRET
• O2 : Un descriptif du projet envisagé (description des produits proposés avec leur prix, le candidat devra préciser par ailleurs en quoi son projet répond aux attentes détaillées à l’article 7)
• O3 : Des visuels des installations et des produits que vous vendez
• O4 :Tout autre document qu’il jugera utile (plaquette de communication…)

Une attention toute particulière à la clarté et à la lisibilité du dossier est demandée. Les candidatures devront parvenir à l’EPA avant le vendredi 29 mars 2024, 17h.

8) MONTANT DE LA REDEVANCE

L’occupant de restauration rapide et de buvette devra s’acquitter de la redevance suivante selon les tarifs en vigueur délibérés : 50 € par jours d’occupation.

L’occupant proposant une offre sucrée devra s’acquitter de la redevance suivante selon les tarifs en vigueur délibérés : 15 € par jours d’occupation.

Cette redevance est payable dès la réception d’une facture formant avis de somme à payer envoyé par le service financier de l’EPA Hérault Culture.

9) REGIME DE L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC

Les candidats retenus concluront une convention d’occupation du domaine public avec l’EPA Hérault Culture qui reprendra les obligations contenues dans le présent avis.

10) CRITERE DE JUGEMENT DES OFFRES :

Les dossiers des candidats seront évalués sur la base des critères suivants :

• La valeur technique de la proposition (originalité et qualité des produits proposés, composition des équipes, esthétique des installations, développement durable) (70 pts)
• Tarifs proposés (30 pts)

11) DEPOT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE :

L'intitulé devra porter la mention « Réponse à appel à candidatures – Projet restauration rapide / Food Truck Salé et Sucré et Bar mobile », les pièces devront être transmises de façon individuelle au format PDF et être nommées conformément à l’article 7 (exemple : « Pièce C1 : copie extrait KBIS »).

Date Limite de réception des dossiers : Vendredi 29 mars 2024 à 17h

Si les besoins de l’EPA Hérault Culture ne sont pas comblés par le présent appel à manifestation d’intérêt (en quantité ou en qualité), l’EPA Hérault Culture se réserve le droit de démarcher d’autres prestataires à l’issue de la présente procédure.

L’EPA Hérault Culture se réserve la possibilité de régulariser ou non les dossiers déposés dans un délai raisonnable à compter de la date limite de réception des candidatures. Les candidats qui ne sont pas en possession de toutes les pièces à fournir listées dans le présent appel ne seront pas retenus.

Les candidats retenus à l’issue de la présente procédure en seront informés par mail.

Renseignements administratifs par e-mail : cdurand@herault-culture.fr

Renseignements* logistiques et techniques par e-mail : crobin@herault-culture.fr

*Relatifs aux horaires d’arrivées et de demandes d’informations relatives aux besoins logistiques

12) DEROULEMENT DES FUTURES CONSULTATIONS

Les candidats pré sélectionnés à l’issue de la présente consultation seront susceptibles de participer aux évènements organisés par l’EPA Hérault Culture durant l’année 2024. Pour chaque évènement, l’EPA Hérault Culture effectuera un roulement entre les différents candidats pré sélectionnés afin de proposer des offres diverses et variées aux usagers et permettre à tous les candidats pré sélectionnés de participer.

Une consultation sera lancée par mail auprès des prestataires sélectionnés à minima 1 mois avant chaque évènement et précisera les éléments suivants :

• Nombres d’autorisations par jours et nature des activités souhaitées,
• Détails de la manifestation
• Fréquentation estimée (si l’EPA Hérault Culture dispose de cette information)
• Calendrier et horaires prévisionnelles d’exploitation
• Informations logistiques et techniques à renseigner auprès du service technique à minima 15 jours avant la manifestation.