APPEL A MANIFESTATION D'INTERET (AMI) POUR L’INSTALLATION DE COMMERCANTS AMBULANTS DANS LE CADRE DES MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES ET CULTURELLES ORGANISEES PAR L’EPA HERAULT CULTURE

30 août 2024

Identification de l’organisme demandeur : EPA HERAULT CULTURE, Domaine Départemental : Scène de Bayssan
Forme contractuelle : convention d’occupation du domaine public conclue entre le bénéficiaire et l’EPA Hérault Culture
Modalités d’attribution : les titulaires de l’occupation du domaine public seront choisis sur la base de divers éléments définis ci-après
Date limite de remise du dossier : Mercredi 18 septembre 2024 à 17h

PREAMBULE :
Conformément à l’article L.2122-1-1 du CGPPP, l’EPA Hérault Culture lance un appel à manifestation d’intérêt pour l’occupation de son domaine public. Les occupations étant de courte durée, et le nombre d’autorisations limité, la procédure choisie est la procédure simplifiée, qui correspond à une publicité préalable. Les conditions générales d’attribution (caractéristiques essentielles de l’occupation envisagée) sont détaillées dans le présent avis publié sur le site internet de la Scène de Bayssan : www.scenedebayssan.fr.

INFORMATIONS GENERALES SUR LES EVENEMENTS :
Cet appel à manifestation d’intérêt est lancé en vue de sélectionner les candidats qui participeront aux manifestations citées ci-dessous :

❖ LIVRES EN SCENE EDITION 2024 : Samedi 12 et dimanche 13 octobre 2024
L’évènement se déroulera sur l’espace Georges Brassens avec un accueil public de 10h à 17h. Des ateliers de lecture, expositions, spectacles seront proposés en simultané de l’offre alimentaire. Cet évènement accueille un public familial, de tous âges, avec une fréquentation estimée entre 800 et 1500 personnes sur le week-end.
Pour cet évènement, 3 emplacements seront attribués dont :
- 1 salé type cuisine du monde,
- 1 sucré,
- 1 boissons non alcoolisées type café, thé, softs, jus etc.

❖ BRADERIE DES LIVRES : Mardi 30 novembre 2024
L’évènement se déroulera au Théâtre Michel Galabru avec un accueil public de 10h à 17h. Des ateliers de vente de livres et d’exposition seront proposés. La fréquentation est estimée entre 500 et 800 personnes sur la journée.
Pour cet évènement, 3 emplacements seront attribués dont :
- 1 salé,
- 1 sucré,
- 1 boissons non alcoolisées type café, thé, softs, jus etc.

L’EPA Hérault Culture choisira librement les attributaires présentant les meilleures propositions au regard des conditions générales d’attribution définies au point 11.

Les candidats sont informés de la présence d’un prestataire exploitant le « restaurant La Scène » bénéficiant d’une autorisation longue durée sur le domaine.

Les candidats sont informés de la présence de caméras vidéo surveillance sur l’ensemble du Domaine de Bayssan.

1) OBJET DE L’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
Dans le cadre des évènements qu’il organise tout au long de l’année, l’EPA Hérault Culture lance un appel à candidatures pour l’utilisation privative des espaces extérieurs du Domaine Départemental : Scène de Bayssan en vue de l’exercice d’activités de restauration rapide salées, sucrées et une activité de boissons non alcoolisée (type foodtrucks).
Il est précisé que les occupants sont pleinement responsables du risque financier lié à leur exploitation et ne pourront intenter aucun recours à l’encontre de l’EPA Hérault Culture pour ce motif.

2) CONTEXTE
L’EPA Hérault Culture souhaite offrir aux visiteurs la possibilité de se restaurer et s’hydrater sur le lieu de ces manifestations via des services de restauration ambulante (commerce ambulant) et de boissons offrant une restauration de qualité et avec une gamme de prix accessible et adaptée aux publics accueillis.

3) NATURE DE L’ACTIVITE EXERCEE

Les candidats peuvent proposer les activités suivantes :
• Restauration salée type spécialités cuisine du monde (foodtrucks) :
Restauration rapide proposant des plats chauds et/ou froids, élaborés à partir de produits issus des filières courtes et/ou de l’agriculture biologique et des boissons type soft et/ou alcoolisées en dessous de 18°C. Il peut s’agir de spécialités type européennes, asiatiques, mexicaines, etc. Une offre végétarienne et vegan devra être proposée par les candidats.

• Restauration sucrée (foodtrucks) :
Proposant des produits sucrés, il peut d’agir de confiseries, biscuits, crêpes, gauffres, barbe à papa, glaces, churros….

• Offre boissons non alcoolisées :
Proposant des boissons non alcoolisées originales (salon de thé, cafés, smoothies, milkshakes, jus de fruits etc)

4) CONDITIONS D’ACCUEIL SUR SITE
L’installation sur site sera possible à 9h pour une ouverture au public prévue de 10H à 17H. Ces horaires ne sont pas fixes et peuvent évoluer.
Les ventes seront autorisées de 10h à 17h. Les prestataires feront leur affaire personnelle du stationnement de leur véhicule ambulant en dehors des horaires d’occupation consenties.

L’EPA Hérault Culture assurera :
- La mise à disposition de tables et chaises ouvertes au public pour un moment de détente et/ou dégustation des produits proposés par les occupants retenus.
- La mise à disposition le jour de la manifestation d’un espace dédié à l’accueil des véhicules ambulants pour la réalisation des activités présentement autorisées ;
- La mise à disposition de 3 types de bacs : ordures ménagères, emballages et verre ;
- La fourniture d’électricité : dans la limite de 9 kilowatts
- La fourniture d’un point d’eau potable limité : pas de raccordement possible ni d’évacuation. Les occupants sont informés de l’interdiction de déverser leurs eaux usées sur les espaces extérieurs du site. Cette évacuation devra s’effectuer aux endroits indiqués par le régisseur général ou le responsable technique.

Les bénéficiaires s’engagent à :
- Trier leurs déchets selon les normes de tri-sélectif en vigueur et les déposer après chaque soirée dans les containers extérieurs prévus à cet effet (2 containers mobiles situés derrière le restaurant et dédiés à la restauration pour les ordures non recyclables ; 1 container enterré situé dans l’aire de jeux pour les déchets recyclables (poubelle jaune) ; 1 container enterré situé dans l’aire de jeux pour le verre)
- Prendre en charge toute contrainte technique et installation liée à l’activité de restauration ;

- Ne pas déverser leurs déchets liés à leur exploitation sur les espaces extérieurs du Domaine de Bayssan ou sur la voie publique (eaux usées, huiles usagées, restes alimentaires etc),

- Remettre les clefs de leurs véhicules ambulant auprès du régisseur général à leur arrivée sur site puis les récupérer à l’issue de la manifestation. Cette mesure est mise en oeuvre dans le cadre du plan Vigipirate afin d’assurer la sécurité du public. A ce titre, aucun véhicule ne sera autorisé à stationner ou à circuler sur les espaces concernés.
- Se signaler à chacune des arrivées sur le site et rencontrer un référent technique avant de commencer toute installation ;
- Respecter les jours et créneaux horaires d’arrivée et de départ notifiés ;
- Installer des équipements nécessaires pour la prévention incendie (extincteurs)
- A l’issue de chaque journée, laisser l’emplacement propre, sans encombrant, ni déchets, ni ordures. Le cas échéant, le nettoyage sera refacturé au prestataire concerné ;
- Respecter strictement les horaires de circulation autorisés et stationner aux emplacements indiqués ;
- Fournir aux usagers des cendriers jetables sur demande
Nous vous invitons à communiquer auprès de vos clients sur la provenance des produits ainsi que sur le tri des contenants afin de les sensibiliser et les accompagner dans cette démarche environnementale.
Pendant et après la manifestation, les stands et ce qu’ils contiennent sont sous l’entière responsabilité des commerçants. En aucun cas, la responsabilité du Département de l’Hérault ou de l’EPA Hérault Culture ne pourra être mise en cause en cas de vol.

5) AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES, RESPECT DES NORMES
L’occupant fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires à l’exercice de son activité. Il a l’obligation de se conformer aux règlements en vigueur en matière d’hygiène et de sécurité.

L’occupant doit respecter toutes les normes sanitaires en vigueur. En cas de plainte ou de recours des clients ou des autorités sanitaires, la responsabilité du commerçant et/ou artisan sera totalement engagée.

Au plus tard, 15 jours avant l’évènement, l’occupant qui propose des boissons alcoolisée type vin, bière, cidre, devra effectuer sa demande de débit de boisson temporaire de groupe 3 auprès de la mairie de Béziers. En cas de contrôle des autorités de police, l’occupant délivrera son autorisation de débit de boissons temporaire, le cas échéant, il en sera pleinement responsable.

6) CONDITIONS MATERIELLES
La puissance électrique étant limitée à 9 kilowatts (article 4), le commerçant s’engage à limiter ses branchements à ce qu’il a indiqué dans son dossier d’inscription. Il s’engage à déclarer ses besoins : nature, puissance et consommation (cf pièce annexe au dossier d’inscription : « Besoins électriques »).
Tous les appareils électriques non signalés lors de l’inscription ou utilisant une puissance supérieure à ce qui avait été indiqué devront être remballés.

7) PIECES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT PAR CHAQUE COMMERCANT SOUMISSIONNAIRE

Dépôt des candidatures à l’adresse mail suivante : cdurand@herault-culture.fr

Les candidats veilleront à nommer chaque pièce conformément à ce qui est demandé ci-dessous (exemple : C1 copie de l’extrait KBIS ; O1 fiche de présentation).

Au plus tard, à la date de remise des candidatures, le candidat qui propose des produits alimentaires devra produire :
- C1 : Le formulaire d’inscription complété et signé ;
- C2 : La fiche technique complétée
- C3 : Une copie de l’extrait KBIS de la société datant de moins de 3 mois ;
- C4 : Une attestation qui justifie avoir réalisé une formation en hygiène alimentaire (Attestation formation HACCP dispensée par un organisme agrée) ;
- C5 : La copie de la déclaration de manipulation de denrées alimentaires d’origine animale (Délivrée par la Direction Départementale Protection des Populations) ;
- C6 : Copie de la licence à emporter (pour ceux qui commercialisent en sus des produits alimentaires, des boissons alcoolisées de type licence III) ;
- C7 : Une pièce d’identité du gérant ;
- C8 : Une copie de sa carte de commerçant ambulant ;
- C9 : Une attestation d’assurance de véhicule et de responsabilité civile pour occuper le domaine public, prémunissant contre les risques courants ou liés à l'activité exercée et une assurance multirisque prémunissant contre les risques liés au véhicule ambulant ;
- C10 : Photocopie R/V du permis de conduire adaptée au camion qui est exploité ;
- C11 : Copie de la carte grise du véhicule ambulant exploité ;
- C12 : Une attestation de conformité du véhicule
- O1 : Des visuels des installations et des produits que vous vendez ;
- O2 : Tout autre document jugé utile (plaquette de communication…)

Les prestataires qui ont déjà communiqué les pièces listées ci-dessus lors d’une précédente consultation ne sont pas tenus de les retransmettre, à l’exception de :
- C1 Le dossier d’inscription complété et signé (formulaire + besoins électriques)
- C3 : L’extrait KBIS (- de 3 mois),
- C9 : La copie de l’assurance multirisques professionnelle et responsabilité civile,
- C6 : Copie de la licence débit de boissons alcoolisées (licence à emporter),
- C12 : Une attestation de conformité du véhicule

Une attention toute particulière à la clarté et à la lisibilité du dossier est demandée. Les candidatures devront parvenir à l’EPA avant le mercredi 18 septembre 2024 à 17h.

8) COMMUNICATION
Les prestataires sélectionnés s’engagent à faire la promotion des manifestations susvisées via leurs réseaux sociaux, site internet, affichages etc. Les affiches parviendront auxdits prestataires 5 jours avant lesdits évènements par courriel.

9) MONTANT DE LA REDEVANCE
Par application de la délibération n°2022D166 l’occupant de restauration rapide devra s’acquitter de la redevance suivante selon les tarifs en vigueur délibérés : 50 € par jours d’occupation par virement ou par chèque à l’ordre du Payeur Départemental à réception de facture.

10) REGIME DE L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
Les candidats retenus concluront une convention d’occupation du domaine public avec l’EPA Hérault Culture qui reprendra les obligations contenues dans le présent avis.

11) CRITERE DE JUGEMENT DES OFFRES :

L’EPA Hérault Culture sera sensible aux critères suivants :

- Privilégier l’utilisation de produits frais, locaux, de saison et issu de circuits courts, (30 pts)
- Privilégier l’utilisation de contenants recyclables, réutilisables afin de limiter les déchets plastiques, respecter les règles de tri des déchets (pas de contenants en verre ni plastique pour les contenants plutôt des cartons, matière biodégradables, vaisselle lavable…). (30 pts)
- Proposer une offre de restauration abordable : tarifs accessibles avec à minima un moyen de paiement proposé par CB (40 pts)

Les prestataires proposant les types de restauration visés à l’article 3, de qualité, respectueux de l’environnement et à un bon rapport qualité/prix seront privilégiés.

Les prestataires devront à minima proposer un moyen de paiement par Carte bancaire afin de satisfaire les demandes des usagers.

12) DEPOT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE :

L'intitulé du courriel devra porter la mention « Réponse à appel à candidatures – Manifestation Livres en Scène et Braderie du livre ».

Les pièces devront être transmises de façon individuelle au format PDF et être nommées conformément à l’article 6 (exemple : « Pièce C3 : copie extrait KBIS »).

Date Limite de réception des dossiers : Mercredi 18 septembre 2024 à 17h00

Si les besoins de l’EPA Hérault Culture ne sont pas comblés par le présent appel à manifestation d’intérêt (en quantité ou en qualité), l’EPA Hérault Culture se réserve le droit de démarcher d’autres prestataires à l’issue de la présente procédure.

Tout dossier incomplet sera systématiquement rejeté. Les candidats qui ne sont pas en possession de toutes les pièces à fournir listées dans le présent appel ne seront pas retenus.

Les candidats retenus et non-retenus à l’issue de la présente procédure en seront informés par mail.

Renseignements administratifs par e-mail : cdurand@herault-culture.fr

Renseignements* logistiques et techniques par e-mail : crobin@herault-culture.fr
*Relatifs aux horaires d’arrivées et de demandes d’informations relatives aux besoins logistiques

13) CONTACT :
Pour les deux manifestations susvisées, les prestataires sélectionnés devront contacter le régisseur général lors de leur arrivée et avant leur départ au numéro suivant :
• 07 86 38 05 56 le samedi 12 octobre et le samedi 30 novembre
• 06 21 12 43 72 le dimanche 13 octobre